Jak zahasłować PDF: Word, Acrobat, LibreOffice i Mac

Hasło do otwarcia pliku PDF ustawisz podczas zapisu lub eksportu w Wordzie, płatnym Adobe Acrobat, LibreOffice Writer i w aplikacji Podgląd na Macu. Hasło uprawnień ogranicza tylko drukowanie, kopiowanie lub edycję i nie chroni treści tak jak hasło do otwarcia.

Hasło do otwarcia a hasło uprawnień

Plik PDF można zabezpieczyć na dwa sposoby. Pierwszy to hasło do otwarcia: bez niego dokument się nie wyświetli. Drugi to hasło uprawnień (nazywane też hasłem właściciela). Nie blokuje ono odczytu, ale ogranicza drukowanie, kopiowanie tekstu lub edycję.

Hasło uprawnień traktuj jako utrudnienie, a nie pewne zabezpieczenie. Według pomocy LibreOffice ograniczenia uprawnień respektują tylko czytniki zgodne z wersją 1.5 formatu PDF, a w starszych mogą nie działać. Microsoft przypomina z kolei, że Word potrafi otwierać i edytować pliki PDF, więc sam format PDF nie chroni przed zmianami (pomoc Microsoft). Dla poufnych danych używaj hasła do otwarcia.

Word: PDF z hasłem przy zapisie

Word dla Microsoft 365 oraz Word 2016, 2019 i 2021 dodaje hasło do otwarcia podczas zapisu do PDF (instrukcja Microsoft). Hasło chroni zapisany plik PDF, a nie dokument .docx.

1. Otwórz dokument, który chcesz zapisać jako chroniony plik PDF.
2. Wybierz Plik > Zapisz jako (lub Zapisz kopię), a następnie Przeglądaj.
3. Z listy typów pliku wybierz PDF.
4. Wybierz Więcej opcji > Opcje.
5. Zaznacz opcję Szyfrowanie dokumentu przy użyciu hasła i kliknij OK.
6. W oknie Szyfrowanie dokumentu PDF wpisz hasło i wprowadź je ponownie.
7. Kliknij Zapisz.

Pomoc Microsoftu nie podaje wymagań co do długości hasła ani algorytmu szyfrowania.

Adobe Acrobat: szyfrowanie hasłem

Ochronę hasłem Adobe wymienia wśród funkcji płatnego planu Acrobat Standard, a Pro rozszerza Standard o funkcje zaawansowane (porównanie wersji Acrobat). Bezpłatny Acrobat Reader Adobe opisuje jako program do wyświetlania, drukowania i udostępniania plików PDF.

Według instrukcji Adobe otwórz plik w Acrobacie i wybierz Narzędzia > Ochrona. Zdecyduj, czy ograniczasz edycję hasłem, czy szyfrujesz plik hasłem lub certyfikatem. Wpisz hasło, kliknij OK, a potem Zapisz. Nazwy narzędzi podajemy za tą instrukcją Adobe.

Adobe podaje, że Acrobat szyfruje pliki standardem AES, w wersji 128- lub 256-bitowej zależnie od ustawień zabezpieczeń i wersji formatu PDF (strona Adobe).

LibreOffice Writer: darmowy eksport z hasłem

Bezpłatny LibreOffice Writer ustawia hasło do otwarcia i hasło uprawnień podczas eksportu do PDF (pomoc LibreOffice).

1. Otwórz dokument w programie LibreOffice Writer.
2. Wybierz Plik > Eksportuj jako > Eksportuj jako PDF.
3. Przejdź do karty Bezpieczeństwo i kliknij Ustaw hasła.
4. Wpisz hasło potrzebne do wyświetlenia dokumentu.
5. Opcjonalnie wpisz drugie hasło, które pozwala na edycję lub wydruk.
6. Kliknij Eksportuj.

Po ustawieniu hasła uprawnień wybierasz, na co pozwalasz odbiorcy:

• Drukowanie: niedozwolone, niska rozdzielczość (150 dpi) lub wysoka rozdzielczość.
• Zmiany: niedozwolone, wstawianie, usuwanie i obracanie stron, wypełnianie pól formularza, komentowanie i wypełnianie pól lub wszystkie zmiany z wyjątkiem wyodrębniania stron.
• Zawartość: kopiowanie treści oraz dostęp tekstowy dla narzędzi dostępności.

Nie wszystkie czytniki PDF respektują ograniczenie druku do 150 dpi.

Mac: hasło w aplikacji Podgląd

Wbudowana w macOS aplikacja Podgląd ustawia hasło do otwarcia i osobne hasło właściciela (pomoc Apple).

1. Otwórz plik PDF w aplikacji Podgląd.
2. Wybierz Plik > Eksportuj.
3. Jeśli oryginał ma zostać bez hasła, wpisz nową nazwę dla zabezpieczonej kopii.
4. Kliknij Uprawnienia.
5. Zaznacz Wymagaj hasła przy otwieraniu dokumentu i dwukrotnie wpisz hasło.
6. Zaznacz czynności, np. drukowanie, dozwolone bez hasła właściciela. Odznaczona czynność będzie wymagać tego hasła.
7. Dwukrotnie wpisz Hasło właściciela. Może być takie samo jak hasło do otwarcia albo inne.
8. Kliknij Zastosuj, a następnie Zachowaj.

Zabezpieczenia działają po ponownym otwarciu pliku. Hasła zmienisz później przez Plik > Edycja uprawnień.

Serwisy online a poufne dokumenty

Serwis online, który dodaje hasło do PDF, wymaga wysłania pliku na serwer. Bezpłatne narzędzie Adobe też przetwarza plik na serwerach firmy (strona Adobe). Umowy, dane osobowe i dokumenty finansowe szyfruj w programie na komputerze. Serwisów online używaj tylko do plików bez wrażliwych danych.

Hasło i wysyłka pliku: o czym pamiętać

1. Zamiast hasła według przewidywalnego wzoru użyj frazy z trzech losowo dobranych słów. Hasło ma być unikalne i bez Twoich danych, np. daty urodzenia, numeru telefonu czy imion bliskich (wskazówki gov.pl).

1. Nie licz na odzyskanie zapomnianego hasła do otwarcia: instrukcje producentów opisanych programów nie podają takiej możliwości. Przed szyfrowaniem zachowaj kopię pliku bez hasła w bezpiecznym miejscu, np. na zaszyfrowanym dysku.

1. Hasło ustaw na końcu. Najpierw wykonaj edycję PDF, łączenie plików PDF lub zmniejszanie rozmiaru PDF. Zaszyfrowany plik trzeba przed każdą zmianą otworzyć hasłem.

1. Hasło przekaż innym kanałem niż plik. Jeśli wysyłasz załącznik e-mailem, hasło podaj SMS-em lub telefonicznie.