Darmowy program do faktur z KSeF – porównanie na 2026

Aby wystawiać faktury w KSeF, wystarczy bezpłatna Aplikacja Podatnika Ministerstwa Finansów. Z kolei darmowe plany komercyjnych programów różnią się limitem faktur oraz sposobem wysyłki dokumentów do systemu.

Od kiedy mała firma musi wystawiać faktury w KSeF

Ministerstwo Finansów wprowadziło obowiązek fakturowania w KSeF etapami. Od 1 lutego 2026 roku objął on podatników ze sprzedażą (wraz z podatkiem) powyżej 200 mln zł w 2024 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku dotyczy pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem opisanym niżej (MF: od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF).

Dla najmniejszych firm do 31 grudnia 2026 roku obowiązuje wyjątek. Mogą one wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna sprzedaż z podatkiem (brutto) na takich fakturach w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Dotyczy to zarówno formy papierowej, jak i elektronicznej. Po przekroczeniu limitu obowiązek KSeF obejmuje fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne (MF: poniżej 10 000 zł).

Do tego limitu nie wlicza się:

• faktur wystawionych kasą rejestrującą i paragonów z NIP do 450 zł uznanych za faktury uproszczone,
• faktur konsumenckich, czyli dla osób fizycznych bez działalności, które w KSeF wystawia się dobrowolnie.

Od 1 stycznia 2027 roku KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich, także dla firm korzystających dotąd z limitu 10 000 zł (MF: etapy wdrożenia KSeF).

Odroczenie dotyczy tylko wystawiania faktur. Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich firm od 1 lutego 2026 roku. Dotyczy to również przedsiębiorców korzystających z limitu 10 000 zł (MF: zakres obowiązkowego KSeF).

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów odpowiada wprost: płatny program nie jest potrzebny, bo resort udostępnia własne bezpłatne narzędzia (MF: czy trzeba mieć płatny program).

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 działa online pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. Pozwala wystawiać i odbierać faktury oraz korekty w formacie FA(3). Można w niej pobierać dokumenty jako pliki XML lub PDF. Aplikacja umożliwia też zarządzanie uprawnieniami, certyfikatami i pobieranie UPO. Ministerstwo Finansów określa ją jako pełnoprawną alternatywę dla komercyjnego programu do fakturowania (MF: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0).

Aplikacja mobilna KSeF 2.0 jest dostępna od 1 lutego 2026 roku w Google Play i App Store. Pozwala wystawiać faktury, korekty i zapisywać ich wersje robocze. Umożliwia też prowadzenie listy nabywców oraz rachunków bankowych. Logowanie odbywa się za pomocą biometrii lub PIN-u. Wymaga to wcześniejszego potwierdzenia tożsamości w Krajowym Węźle Identyfikacji Elektronicznej: przez mObywatela, mojeID (bankowość elektroniczną), e-dowód lub profil zaufany (MF: aplikacja mobilna).

e-Mikrofirma dostępna jest w e-Urzędzie Skarbowym. Po powiązaniu konta z KSeF pozwala wystawiać i odbierać faktury. Dokumenty można przenosić do ewidencji VAT bez przepisywania danych (MF: JDG i MŚP).

Narzędzia Ministerstwa Finansów służą do obsługi samego systemu KSeF. Program komercyjny przydaje się, gdy w tym samym miejscu chcesz mieć np. raporty, JPK albo listę kontrahentów z historią sprzedaży.

Darmowe plany programów do faktur z KSeF

Tabela zestawia darmowe plany programów do fakturowania, które według stron producentów obsługują KSeF. Dane ze stron cenników, stan na październik 2026.

Który darmowy plan pasuje do jakiej sytuacji

FakturaXL: wysyłka do KSeF w darmowym planie

Darmowy plan jest przeznaczony dla jednego użytkownika i oferuje ograniczone wsparcie oraz podstawowe raporty. Rozszerzone raporty oraz JPK są dostępne dopiero w planie Pełnym (cennik FakturaXL). Plan ten pasuje, jeśli samodzielnie wystawiasz faktury i wystarczy Ci ograniczone wsparcie.

Fakturowo.pl: wysyłka do KSeF ręczna, dopóki nie płacisz

Bez abonamentu proces jest ręczny. Należy wystawić fakturę, pobrać plik XML, a następnie samodzielnie wgrać go do Aplikacji Podatnika. Przycisk „Wyślij do KSeF” działa tylko na koncie z opłaconym abonamentem (Fakturowo.pl: darmowe wysyłanie do KSeF). Pobieranie faktur zakupowych z KSeF również wymaga abonamentu. Z kolei pobieranie faktur sprzedażowych to osobna, płatna usługa (cennik Fakturowo.pl).

iFirma i Fakturownia: dla najmniejszych, z drogą do księgowości

Oba plany pasują, jeśli wystawiasz tylko kilka faktur miesięcznie. Plan Micro w Fakturowni jest przeznaczony dla jednego użytkownika. W iFirmie cennik deklaruje integrację z KSeF w każdym pakiecie, ale nie wskazuje wprost darmowego, więc sprawdź to u dostawcy przed założeniem konta (iFirma, Fakturownia).

Faktura.pl: plan skupiony na samym KSeF

Po 30-dniowym okresie próbnym plan „Program do KSeF” pozwala bez limitu pobierać faktury z KSeF i wysyłać je do systemu. Pozwala też przeglądać wizualizacje dokumentów. Strona nie precyzuje jednak, jak wygląda wystawianie nowych faktur w tym planie. Warto to sprawdzić u dostawcy przed założeniem konta (Faktura.pl).

Na co zwrócić uwagę, zanim wystawisz pierwszą fakturę

• Logowanie. Do KSeF wchodzi się przez Podpis Zaufany, podpis lub pieczęć kwalifikowaną, token albo certyfikat KSeF. Sam numer PESEL nie wystarcza (MF: poniżej 10 000 zł).
• Tokeny i certyfikaty. W Aplikacji Podatnika można generować i obsługiwać tokeny do 31 grudnia 2026 roku, a wnioski o certyfikaty składa się w samej aplikacji (MF). Zapytaj dostawcę programu, czy łączy się z KSeF także certyfikatem, a nie tylko tokenem.
• Internet. Wystawianie faktur w KSeF wymaga dostępu do sieci. Gdy go brakuje, można nadać uprawnienia innej osobie, na przykład księgowej (MF: JDG i MŚP).
• Tryby offline. Terminy przesłania faktury do KSeF zależą od trybu: offline24 (brak połączenia po stronie wystawcy) to najpóźniej następny dzień roboczy, przerwa serwisowa MF to dzień po jej zakończeniu, a tryb awaryjny (awaria ogłoszona w BIP MF) to 7 dni roboczych po jej zakończeniu. Faktura offline przekazana nabywcy poza systemem ma dwa kody QR, a do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 (MF: JDG i MŚP). Sprawdź, czy wybrany program obsługuje tryby offline.
• Archiwum. KSeF zapewnia stały dostęp do faktur przez 10 lat, więc nie musisz przechowywać ich samodzielnie, żeby mieć do nich dostęp (MF: KSeF w praktyce).

Ile kosztuje przejście na płatny plan

Najtańsze płatne pakiety różnią się modelem rozliczenia, więc porównuj ceny razem z warunkami. Stan na październik 2026.

• FakturaXL: Plan Pełny kosztuje 9,99 zł miesięcznie. Strona nie podaje, czy jest to kwota netto. Pakiet obejmuje nielimitowane faktury i dostęp dla trzech użytkowników (cennik FakturaXL).
• iFirma: powyżej trzech faktur miesięcznie można przejść na pakiet Faktura+ za 12,50 zł netto miesięcznie przy płatności za 12 miesięcy (cennik iFirma).
• Faktura.pl: pakiet BASIC od 18,99 zł netto miesięcznie, przy rozliczeniu w cyklu 3-letnim (Faktura.pl).
• Fakturowo.pl: abonament kosztuje 15 zł brutto za miesiąc, 60 zł za pół roku albo 100 zł za rok. Pobieranie faktur sprzedażowych z KSeF to jednorazowa usługa za 100 zł brutto (cennik Fakturowo.pl).
• Fakturownia: powyżej limitu planu Micro można przejść na plan Start z nielimitowanymi fakturami sprzedaży i integracją z KSeF. Aktualną cenę netto sprawdź w cenniku.